Palina Tech geht Erfolgsstrategien auf den Grund. Das Parkinsonsche Gesetz und die 80/20-Regel kommen in diesem Teil ebenso zu Wort wie eine Tomate, die der „Pomodoro-Technik®“ von Francesco Cirillo ihren Namen verlieh.

Weshalb Arbeit nicht immer auch Erfolg bedeutet - Erfolgsstrategien unter der Lupe

Wie kommt es, dass einige Menschen mehr und andere weniger leisten, obwohl die gleiche Zeit zur Verfügung steht? Das Thema Zeitmanagement ist so komplex, dass wir euch die unterschiedlichen Herangehensweisen in mehreren Blogbeiträgen vorstellen wollen. Ihr werdet euch wundern oder es instinktiv schon immer geahnt haben: Perfektion ist für ein gutes Ergebnis oft hinderlich.

Das Parkinsonsche Gesetz – Wenn die Arbeit (scheinbar) kein Ende nimmt

Stellt euch ein freies Wochenende und eine leere Wand vor. Ihr habt ein Wochende Zeit, um ein Bild an die Wand zu hängen. Klar, damit das Bild hängt, muss zunächst ein Nagel eingeschlagen werden. Einige holen kurzerhand den Hammer, klopfen besagten Nagel ein, packen ihre Sporttasche und joggen ins Fitness-Studio. Eine andere Gruppe sucht verzweifelt die verlegte Bohrmaschine und trinkt etliche Tassen Kaffee, bevor sie sich der Wand nähert. Bis Sonntagabend hängt auch bei ihnen das Bild. Hätten sie weniger Zeit gehabt für die Bewältigung ihrer Aufgabe, wären sie gezwungen gewesen, effektiver vorzugehen.

Nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit exakt in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das bedeutet, ein einfach gestrickter Arbeitsprozess, zum Beispiel der Gang zur Post oder das Anlegen einer Tabelle, kann sich in stattliche Längen ziehen. Dieses Phänomen beschreibt die unterschiedlichen Einstellungen, die Menschen zur Arbeit haben. Während viele die Tabelle oder den Postdienst in einer viertel Stunde erledigen, gibt es Kollegen, die für die gleiche „Herausforderung“ einen ganzen Arbeitstag benötigen.

Der Soziologe C. Northcote Parkinson beschrieb damit Probleme aus kommunalen Verwaltungen. 1955 formulierte er mit feinem britischen Humor, was er auf Ämtern beobachten konnte: „Work expands so as to fill the time available for its completion“.

Menschen, die nach diesem Prinzip arbeiten, nehmen sich besonders wichtig. Sie verspüren keinen Drang, mehr als das Notwendige zu tun, möchten aber nicht den Anschein erwecken, als ob sie nichts täten. Schließlich könnten sie sonst wegrationalisiert werden.

Das Paretoprinzip – aus Wenig mach Viel

Das Paretoprinzip ist ebenso bekannt als die 80-zu-20-Regel. Als der Ingenieur, Volkswirt und Soziologe Vilfredo Pareto vor einhundert Jahren die Einkommensverteilung in Italien unter die Lupe nahm, fand er heraus, dass 20 Prozent aus der Elite 80 Prozent des Grundbesitzes besaßen.

Überraschenderweise gab es eine Reihe ähnlicher Asymmetrien. 20 Prozent der verkauften Ware eines Unternehmens, die sogenannten A-Güter, bringen dem Unternehmen 80 Prozent des Umsatzes ein. Analog verhält es sich mit den Kunden. Hieraus entstand die ABC-Analyse.

Im Zeitmanagement beschreibt die 80/20-Regel das Relationsverhältnis zwischen investierter Zeit und Output. Das heißt, für ein Leistungsergebnis von 100 Prozent investieren wir unterschiedlich lange Zeitressourcen. Während wir 80 Prozent einer Aufgabe in nur 20 Prozent unserer Zeit umsetzen, müssen wir umgekehrt 80 Prozent Zeit investieren, um die verbliebenen 20 Prozent zu erreichen. Es gilt abzuklären, wie erforderlich das jeweils ist, denn Perfektion ist nicht immer zielführend. Häufig verpufft unnötige Energie für unwesentliche Dinge, während der signifikante Teil einer Aufgabe mit einem geringeren Aufwand erreicht wird.

Eine Präsentation dient beispielsweise dem Zweck, klare Erkenntnisse zu liefern. Dabei ist es überflüssig, viele Features einzubauen. Im Gegenteil: Zu viele Animationen können vom Inhalt ablenken oder ermüdend wirken. Statt wertvolle Zeit in vermeintliche Perfektion zu investieren, können neue Projekte angegangen werden.

Vorsicht ist dennoch angebracht, denn eine pauschale Aussage lässt sich nicht treffen. Es gilt von Fall zu Fall individuell abzuwägen, ob der zu erzielende Nutzen den erforderlichen Aufwand rechtfertigt. So wäre es unpassend Kunden zu vernachlässigen, die als B- oder C-Kunden eingestuft sind, zumal nicht voraussehbar ist, ob diese nicht möglicherweise eines Tages zu A-Kunden aufsteigen.

Die „Pomodoro-Technik®“ – eine eingetragene Marke von Francesco Cirillo [1]

Francesco Cirillo packte sich in den 1980er Jahren eine Eieruhr in Form einer Tomate und stellte eine Zeitspanne von 25 Minuten ein. 25 Minuten und keine Sekunde länger. Dann rasselt die Eieruhr und stoppt hörbar die Zeit.

Der 25 Minutentakt entspricht bei dieser Methode der Einheit eines Pomodoro®. Während die Zeituhr läuft, soll man sich auf seine Aufgabe konzentrieren und fremde Störungen wie etwa Telefonate meiden. Nach Ablauf eines Pomodoro® wird eine kurze Pause von 3-5 Minuten eingelegt, bevor dann die nächste Phase der Konzentration beginnt. Anstrengende Denkprozesse oder Lernphasen profitieren davon, wenn wir unserem Gehirn Auszeiten gönnen. Alle vier Pomodoros® lang erfolgt eine lange Pause von 15-30 Minuten Dauer.

Da vorab der benötigte Zeitumfang eingeschätzt wird, sollte man innerhalb des selbstgesteckten Rahmens bleiben.

Diese Technik des Selbstmanagements wirkt leistungssteigernd und zeitsparend und hilft dabei, die Informationen im Gehirn sacken zu lassen. Dadurch eignet sich diese Methodik sowohl für Projekte in Führungspositionen als auch während Lernphasen. Damit das volle Potential erreicht wird, sind regelmäßige Pausen zwischen den Arbeitsintervallen unverzichtbar. Ihr könnt während den Pausen andere Tätigkeiten verrichten, auftanken, Fenster lüften oder die verpassten Sprachnachrichten abhören, also nichts, was mit eurer ursprünglichen Aufgabe zu tun hat. Nach jeder kurzen oder langen Pause stürzt ihr euch wieder in die Arbeit.

Wie sieht ein gutes Zeitmanagement aus?

Für Schule, Fortbildung oder Beruf hat sich die „Pomodoro-Technik®“ von Francesco Cirillo verdient gemacht. Kurze, intensiv genutzte Zeitfenster ermöglichen es, Informationen lange zu speichern und sie später immer wieder abrufen zu können. Der Fokus auf den elementaren Kern der Aufgabe belohnt mit einem satten Zeitgewinn.

Wollt ihr Erfolg haben, dann verinnerlicht auch das statistische Phänomen des Pareto-Effektes. Am besten ist es Ergebnisse vorzuweisen, mit denen ihr zufrieden seid, statt eure Energie in unwichtigen Details zu verlieren. Leistung wird nach unterschiedlichen Kriterien beurteilt. Qualität und Masse sind bedeutende Messgrößen. Perfektion, oder was jeder dafür halten mag, gehört nicht zwingend dazu. Wenn es uns gelingt, unsere Ressourcen zu bündeln, erreichen wir in der Regel bessere Ergebnisse.

Wenn wir 80, 70 oder 90 Prozent einer Aufgabe erfüllen und noch Zeit zur Verfügung haben, um eine zweite Aufgabe anzugehen, dann steigt unsere Leistungsbilanz und wir kommen auf ein Leistungsergebnis, das theoretisch sogar 100 Prozent übersteigt - ohne uns verausgabt zu haben. Vergesst jedoch nicht, 20 Prozent eurer Zeit zum Entspannen zu verwenden, sonst kollabiert ihr.

Auf Dauer anstrengend und für beteiligte Kollegen absolut ärgerlich ist eine Just-in-Time Arbeitsweise nach dem Parkinsonschen Gesetz. Das ständige Hinauszögern ungeliebter Arbeitsprozesse schadet dem Betriebsklima. Eine wirksame Abhilfe gegen unproduktives Vorgehen liegt in der Priorisierung der Aufgaben und in einem effizienten Selbstmanagement, bei dem die Aufgaben haptisch und visuell in eine Übersicht gebracht werden. Die unterschiedlichen Modelle hierzu erläutern wir euch in einem separaten Blog.

Quellen:

[1] https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
[2] Oxfam, Bericht zur sozialen Ungleichheit