Wenn etwas drängt, sollte es sofort erledigt werden. Wer richtig priorisiert, behält die Übersicht.

Zeitdruck vermeiden

Die Priorisierung von Aufgaben hat einen psychologischen Effekt: Sie stärkt die Leistungsbereitschaft und den Erfolgswillen. Das ist wie bei einem Endspurt, wenn sich Durchschnitt und Spitzenleistung zeigen.

Hilfsmittel trennen wichtige und unwichtige Aufgaben. Ihr könnt Tabellen führen, kreative Haftzettel kleben oder Aufgaben mit Pfeilen zuordnen. Die Visualisierung hat den Vorteil, dass Zusammenhänge klarer erkannt werden. Vorgänge werden schneller erledigt.

Farben helfen beim Sortieren. Wenn ihr unterschiedliche Farben wählt, habt ihr von Beginn an eine klare Übersicht; zum Beispiel Blau, wenn es um Finanzen geht, Schwarz für Termine und Rot für Projekte. Ein notiertes Datum bis zur Erledigung gibt einen zusätzlichen Push.

Das Eisenhower-Prinzip

Dwight D. Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Ein Zitat von ihm lautet: „Was nicht auf einer einzigen Manuskriptseite zusammengefaßt werden kann, ist weder durchdacht noch entscheidungsreif.“ Das Interessante an dieser Methode ist, dass persönliche Ambitionen bewusst wahrgenommen werden. Schließlich gehört die Karriere zum Erfolg der Lebensleistung.

Die Eisenhower-Matrix ordnet vier Bereiche nach den beiden Wertungen „Dringend“ und „Wichtig“.

• In ein Feld der Matrix gehören Topp-Prioritäten. Dazu zählt jede Art der Krisenbewältigung, Deadlines, zentrale Projekte und aktuelle Termine.
• Vorhaben, die weniger zeitkritisch, aber wichtig sind, kommen ins nächste Feld. Das betrifft die eigene Karriere, Zukunftspläne, strategische Überlegungen und Visionen. Oft entscheidet der Durchsetzungswille, ob langfristige Ziele umgesetzt werden oder für immer Utopien bleiben.
• Aufgaben, die dringend sind, aber weniger wichtig, solltet ihr effektiv lösen. Delegiert weiter. So gewinnt ihr Zeit für zentrale Aufgaben, die nur ihr erledigen könnt. Gewöhnliche Korrespondenz beantworten kompetente Mitarbeiter. Die Reisebuchung übernimmt ein Reisebüro.
• Das letzte Feld erfasst alle Zeitfresser. Anliegen, die weder wichtig noch dringend sind, sollten schnell im Papierkorb landen.

Do’s und Don‘ts

Die Eisenhower-Methode beleuchtet viele Bereiche. Wer hauptsächlich Wert auf Priorisierungen legt, geht nach einer systematischen To-Do-Liste vor.

• Den Überblick behalten
• Nichts vergessen
• Die richtigen Prioritäten setzen
• Prioritäten sofort erledigen bzw. eine Frist bis zur Erledigung setzen
• Aufgaben bündeln
• Ablenkungen vermeiden
• Mögliche Nachbearbeitungszeiten einkalkulieren, damit man in der Zeit bleibt
• Trotz des Arbeitspensums den Kontakt pflegen